Od ponudbe do računa brez lovljenja dokumentov

V nabavnem procesu sodeluje več ljudi, nastane več dokumentov, posamezni koraki pa lahko že potekajo v različnih poslovnih sistemih. Težava nastane, ko ponudbe, odobritve, naročilnice in računi med seboj niso povezani.

Z DocuWare lahko te korake povežemo v enoten in pregleden proces, ne da bi morali zamenjati sisteme, ki jih že uporabljate.

Kje nastane največ ročnega dela?

Posamezni koraki nabave lahko že potekajo digitalno, vendar v različnih sistemih ali kanalih. Ponudbe so lahko v e-pošti, naročilnice v ERP-ju ali drugem poslovnem sistemu, računi pa v računovodskem sistemu.

Izziv nastane med posameznimi koraki, ko je treba dokumente shranjevati, povezovati, pošiljati v odobritev ter preverjati, kje je postopek obstal.

DocuWare te korake poveže v enoten proces, obstoječi poslovni sistemi pa ostanejo del rešitve.

Pred uvedbo

Pri posameznem nakupu na primer pridobimo tri ponudbe. Te prispejo po e-pošti, zaposleni jih shrani in izbrano ponudbo posreduje odgovorni osebi oziroma direktorju v odobritev.

Po potrditvi se pripravi naročilnica, na primer v ERP-ju. Ko prispe račun, sledi iskanje pripadajoče dokumentacije in preverjanje, ali se račun ujema z naročilom.

Dokumenti so lahko v različnih mapah, e-pošti in poslovnih sistemih, zato je težje hitro ugotoviti, kaj je bilo dogovorjeno, kdo je nakup odobril in v kateri fazi je postopek.

Z DocuWare

Ponudbe, odobritve, naročilnice, račune in drugo povezano dokumentacijo lahko povežemo v enoten proces.

Ponudbe se shranijo na enem mestu. Izbrana ponudba se po določenih pravilih samodejno usmeri pravi osebi v odobritev, sistem pa beleži posamezne korake in odločitve.

Če naročilnice ali druge korake nabave že izvajate v ERP-ju ali drugem poslovnem sistemu, lahko obstoječi način dela ohranite. DocuWare se lahko poveže z obstoječim sistemom ter uporabi njegove podatke v nadaljnjem procesu.

Ko prispe račun, ga lahko DocuWare poveže s pripadajočim naročilom in preveri ujemanje podatkov in zneskov.

Nadaljnji koraki se lahko določijo glede na poslovna pravila vašega podjetja, na primer glede na višino zneska, dobavitelja, stroškovno mesto, vrsto nakupa ali odstopanje od naročilnice.

Če se na primer račun ujema z naročilom in izpolnjuje določene pogoje, lahko nadaljuje v naslednji korak brez dodatne ročne odobritve. Če sistem zazna odstopanje, ga samodejno usmeri odgovorni osebi v pregled.

Kaj s tem pridobite?

Manj ročnega dela.
Dokumentov ni treba vedno znova shranjevati, posredovati, iskati in povezovati.

Hitrejše odobritve.
Dokument se samodejno usmeri osebi, ki ga mora pregledati ali potrditi.

Manj preverjanja.
Sistem lahko sam preverja določene podatke in ujemanje dokumentov ter sproži ustrezen naslednji korak.

Boljši pregled.
Na enem mestu je razvidno, katere ponudbe so bile pridobljene, katera je bila izbrana, kdo je nakup odobril, katera naročilnica je povezana z njim in kateri račun sodi zraven.

Jasna revizijska sled.
Posamezni koraki, odobritve in spremembe ostanejo zabeleženi.

Obsoječi sistemi ostanejo. Proces postane povezan.

DocuWare ni nujno zamenjava za sistem, v katerem danes pripravljate naročilnice ali izvajate druge dele nabave. Poveže lahko dokumente, podatke in korake, ki danes potekajo med različnimi sistemi, e-pošto in ljudmi.

Začnete lahko pri enem delu nabavnega procesa, kjer je danes največ ročnega dela, in ga nato glede na potrebe postopoma nadgrajujete.